SOGEMEDI GESTIÓN DE ACTIVOS, S.L.  

Procedimiento de gestión del Canal de Denuncias  

I. OBJETO  

El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y  resolución de las denuncias sobre presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos por  empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el  ejercicio de la actividad empresarial de SOGEMEDI GESTIÓN DE ACTIVOS, SL (en adelante  “SOGEMEDI”). 

El canal de denuncias de SOGEMEDI es accesible a través de: 

Web corporativa: https://sogemedi.com/formulario-de-denuncias/

Correo electrónico: canaldenuncias.sogemedi@sogemedi.com. 

Correo postal: calle Provenza, 385, 08025-Barcelona (Att. Responsable del Sistema Interno de Información). 

Los distintos medios de acceso al canal de denuncias facilitan su uso a empleados, agentes  comerciales, directivos, socios de negocio, y de cualquier interesado. 

El objetivo del Canal de denuncias es canalizar y facilitar la formulación segura de cualquier  comunicación sobre sospechas de conductas irregulares, malas prácticas comerciales, y cualquier  violación de las obligaciones de Compliance y del Código Ético o de Conducta, fomentando un  entorno de Cumplimiento basado en los principios y valores de SOGEMEDI. 

Además, el procedimiento busca asegurar que durante todo el proceso se garantice eficazmente  la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad sobre los datos  contenidos en la denuncia, pudiendo realizarse la denuncia de forma anónima si así lo considera  el denunciante. 

II. ÁMBITO DE APLICACIÓN  

Este procedimiento es aplicable a todos los empleados, agentes comerciales, directivos, Comité  de Dirección y Consejo de Administración de SOGEMEDI. 

III. ASPECTOS CLAVE ASOCIADOS AL CANAL DE DENUNCIAS  

1 DEBER DE COMUNICACIÓN  

Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera  contravenir los principios y valores del Código Ético o de Conducta o suponer una acto ilícito o  contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a SOGEMEDI, a través de los canales.

2 HECHOS DENUNCIABLES  

El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de  irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino  para los fines que ha sido creado. 

Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades  que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien  constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable. 

En este sentido, SOGEMEDI dentro de la gestión del Canal de Denuncias, tiene plenamente  identificados los principios y valores que constituyen la cultura organizativa que desde SOGEMEDI se quiere fomentar en el seno de la Organización, y que han sido formalmente descritas en el  Código Ético o de Conducta. 

3 DERECHOS DEL DENUNCIANTE SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS A TRAVÉS DEL CANAL  DE DENUNCIAS  

Durante la tramitación de una denuncia, SOGEMEDI garantizará al denunciante los siguientes  derechos: 

a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación 

SOGEMEDI proporcionará la debida protección a todas las personas que realicen una denuncia  de acuerdo con las directrices del presente Procedimiento. 

En el caso de que el denunciante haga público el contenido de la denuncia sólo podrá acogerse a  las medidas de protección en el caso de que haya primero denunciado a través del canal de  denuncias y con los plazos y medidas establecidos. 

También será objeto de protección en el caso de que haga público el contenido de la denuncia  bien porque exista riesgo manifiesto para el interés público, como puede ser una situación de  emergencia o riesgo de daños irreversibles, bien porque en el caso de que se realice una denuncia  externa existan riesgos de represalias o haya bajas probabilidades de que se le dé un tratamiento  efectivo a la denuncia debido a las circunstancias concretas del caso, como puede ser la  ocultación o destrucción de pruebas o que la autoridad actúe en connivencia con el autor de la  infracción o se encuentre implicada en ella. 

b) Prohibición de represalias 

En ningún caso se tomarán represalias contra el denunciante, aun si del resultado de las  consecuentes investigaciones se verificara que no ha existido incumplimiento del Código Ético o  de la normativa aplicable, siempre que no haya obrado de mala fe. Esto significa que el autor de  cualquier tipo de represalia deberá ser sancionado.

A estos efectos se entiende por represalias (i) el cambio de puesto de trabajo, cambio de  ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial, (ii) la degradación o denegación de ascensos,  (iii) la denegación de la asistencia a formaciones, cursos, entre otros, (iv) la evaluación o  referencias negativas sobre resultados laborales, (v) la suspensión, despido, destitución o  medidas equivalentes, (vi) la imposición de medidas disciplinarias, amonestaciones u otra  sanción, incluidas las disminuciones de periodos de descanso o vacaciones, (vii) la intimidaciones,  acoso, discriminación o trato desfavorable, (viii) causar daños físicos, morales o reputaciones,  incluidos en medios sociales, (ix) identificar al denunciante para que sufra hostilidades en el  entorno laboral, (x) difamar al denunciante y (xi) alegar la existencia de la cláusula de  confidencialidad entre el denunciante y la Organización, para sancionar al denunciante por su  incumplimiento. 

c) Derecho a recibir información 

El denunciante será informado por escrito, una vez analizada la denuncia, si es considerada  procedente para ser analizada. 

Por otro lado, una vez finalizada la investigación, el denunciante deberá ser informado sobre las  medidas de seguimiento previstas, por ejemplo, la remisión a una autoridad competente, así  como del resultado de las investigaciones, debiendo explicar la razón por la que se ha adoptado  las medidas o acciones disciplinarias al denunciado. 

d) Derecho a elegir 

El denunciante podrá elegir el cauce de la denuncia que considere más adecuado, pudiendo  acudir a canales externos (autoridades competentes), sin poder obligarse al denunciante a utilizar  una vía concreta, sobre todo teniendo en cuenta que la persona denunciada pueda ser un  superior del denunciante, y que este último tenga acceso a la denuncia. 

e) Derecho a la información limitada 

Al denunciante, en el proceso de la formulación de la denuncia, no se le podrá solicitar datos que  no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia y, posteriormente no se podrá  solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la investigación. 

La información que facilite el denunciante no podrá ser utilizada para fines distintos a la  investigación. En el caso de que denuncia aportada contenga información sobre información  sensible que pudiera afectar a los intereses comerciales, económicos, estratégicos o de seguridad  de SOGEMEDI o de terceros implicados, estas deberán de emplearse para lo estrictamente  necesario durante la fase de instrucción de la denuncia, no pudiendo revelarse ni compartirse  para fines distintos de la misma. 

Si los datos fueran transmitidos a una tercera persona para que investigue la denuncia, por  ejemplo, un despacho de abogados o un auditor externo, tanto el denunciante como el 

denunciado deberán ser previamente informados. No será preciso ese consentimiento cuando la  cesión de datos esté autorizada por la ley. 

Los datos personales tratados, lo serán de conformidad con el Reglamento General de Protección  de Datos Personales, Reglamento (UE) 2016/679, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de  Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y resto de normativa relacionada en  vigor. 

Cualquier dato que resulte excesivo o no pertinente para la investigación de una denuncia o se  haya recabado accidentalmente será eliminado inmediatamente. 

f) Derecho al anonimato 

El denunciante que presente una denuncia a través del Canal de denuncias podrá mantener el  anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional  para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de  denuncia habilitado. 

g) Derecho a la confidencialidad 

La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento  expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las  denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o la normativa española en el  contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos  judiciales. 

h) Derecho a recibir una respuesta en un plazo razonable 

El denunciante recibirá un acuse de recibo de su denuncia en un plazo máximo de siete días desde  la recepción de la misma por parte de SOGEMEDI, a excepción de que el denunciante solicite  expresamente otra cosa o que el órgano encargado de la investigación considere que dicho acuse  puede comprometer la protección de la identidad del denunciante. 

El plazo, en relación al tratamiento de datos y la instrucción, no podrá exceder los tres meses de  conformidad con la normativa vigente, seis meses en casos de especial complejidad. 

i) Derecho a la supresión de datos 

Transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión  del sistema de denuncias, salvo que la finalidad sea la conservación para dejar evidencia del  funcionamiento del modelo de Sistema de Compliance o se deriven de la misma procesos  judiciales o investigaciones por parte de las autoridades competentes. 

4 DERECHOS DEL DENUNCIADO SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS EN EL CANAL DE  DENUNCIA 

Durante la instrucción de la denuncia, SOGEMEDI garantizará al denunciado los siguientes  derechos: 

a) Derecho a la protección en el transcurso de la investigación 

SOGEMEDI proporcionará al denunciado la completa garantía de sus derechos como cualquier  empleado, no siendo aplicables medidas sancionadoras, o legales en su caso, hasta que se  compruebe la veracidad de los hechos denunciados, se recaben las evidencias respectivas, y se  concluya la concurrencia de un hecho delictivo o contrario a los principios y valores de SOGEMEDI. 

b) Derecho a recibir información 

El denunciado debe ser informado del proceso de investigación que se está llevando a cabo para  que, ante la imputación de dichas conductas, pueda ejercer su derecho de defensa y alegar todo  aquello que le permita acreditar su inocencia. 

Por otro lado, en aquellos casos que la información del proceso de investigación suponga un  riesgo importante en la capacidad para investigar de manera eficaz, la comunicación al  denunciado puede retrasarse mientras exista dicho riesgo. El objetivo es evitar la destrucción o  alteración de evidencias por el denunciado. 

c) Derecho a la confidencialidad 

Al denunciado, durante toda la instrucción de la denuncia, se le garantizará el derecho a la  confidencialidad de sus datos personales, con el fin de evitar cualquier difusión de información  que pueda afectar a su honorabilidad. 

La información proporcionada al denunciado debe realizarse en unos términos que protejan la  confidencialidad del denunciante, no pudiendo revelarse la identidad del denunciante sin su  consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y  gestionar las denuncias, con las excepciones que establece el derecho de la UE o español en el  contexto de investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos  judiciales. 

d) Derecho a una investigación transparente 

El denunciado tendrá derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias  recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente. 

5 IMPOSICIÓN DE MEDIDAS DISCIPLINARIAS  

Si en la resolución de la investigación se comprueba de forma fehaciente que los hechos  investigados son ciertos y están vinculados a conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podrá  ser objeto de sanción de conformidad con el convenio colectivo aplicable a los trabajadores de 

SOGEMEDI, la legislación laboral y el resto de las obligaciones civiles y mercantiles, que pudieran  resultar aplicables. 

SOGEMEDI también podrá poner los hechos en conocimiento de las autoridades judiciales  pertinentes si así lo considera necesario. 

En el supuesto en el que el denunciado sea un tercero con el que no se mantiene una relación  laboral (proveedor, agente comercial o socio de negocio), las sanciones aplicables se limitarán al  ámbito mercantil (tales como rescisión de contratos), sin perjuicio de la comunicación  anteriormente mencionada a las autoridades judiciales competentes. 

6 COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS FALSAS O DE MALA FE  

El canal de denuncias de SOGEMEDI debe emplearse de manera responsable y adecuada. La  comunicación de hechos falsos, con una actitud maliciosa y moralmente reprobable, supone una  infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo dentro de SOGEMEDI,  pudiendo derivar en medidas disciplinarias de conformidad con el convenio colectivo. 

Si, tras el oportuno análisis, se pudiera concluir que los hechos denunciados son manifiestamente  falsos (i) se archivará la denuncia, documentando los motivos que han llevado a archivar el  expediente, finalizando la labor de investigación; (ii) se trasladará dicha circunstancia a la  Dirección de RRHH para que proponga medidas disciplinarias de conformidad con el convenio  colectivo y (iii) se informará, de forma escrita, la propuesta de sanción al Comité de Dirección o,  en su caso, al Consejo de Administración, quien decidirá la acción disciplinaria a aplicar al  denunciante de mala fe. 

IV. PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS  

El Responsable del Sistema Interno de Información designado por el Consejo de Administración,  para llevar a cabo las labores de investigación, ha desarrollado este procedimiento interno que  regula todo el ciclo de vida de la denuncia, desde su comunicación inicial hasta su resolución, con  la finalidad de comprobar la veracidad de las comunicaciones, la correcta obtención de evidencias  y garantizar los derechos del denunciante y denunciado. Este procedimiento se divide en dos  fases: 

Fase de investigación: Esta fase comprende la recepción y evaluación inicial de la denuncia, hasta  la investigación de los hechos denunciados y la recopilación de evidencias que aporten validez a  los hechos denunciados. 

Fase de Conclusiones: Esta fase comprende el análisis de las evidencias, pruebas aportadas y la  posterior redacción del informe, por parte del Responsable del Sistema Interno de Información,  con las eventuales propuestas de las medidas sancionadoras al Comité de Dirección o, en su caso,  al Consejo de Administración. 

1 FASE DE INVESTIGACIÓN 

1.1 COMUNICACIÓN Y RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA  

El denunciante podrá optar por cualquiera de los medios de acceso al Canal de Denuncias de  SOGEMEDI. 

La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del  mismo hecho o circunstancia cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través del  canal de denuncias. 

El contenido mínimo de la denuncia será: 

Correo electrónico 

Identificación del denunciado 

Descripción de los hechos. El denunciante deberá aportar detalle suficiente sobre los hechos,  conductas o actividades sospechosas, para que el Responsable del Sistema Interno de  Información pueda realizar un análisis preliminar del contenido, permitiendo incluso el envío de  ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados. De dicho análisis podrá  resultar la admisión o inadmisión de la denuncia. En ambos casos el Responsable del Sistema  Interno deberá informar, de forma escrita, al denunciante de la decisión adoptada. 

Si la comunicación se realiza a través de la web corporativa de SOGEMEDI el denunciante deberá  rellenar el formulario que está a su disposición. 

1.2 INICIO DE LA INSTRUCCIÓN  

El Responsable del Sistema Interno, admitida la denuncia, procederá a la elaboración de un  expediente de apertura sobre la denuncia en investigación, que contendrá (i) información  descriptiva de la denuncia, indicando fecha de recepción, (ii) datos aportados, diferenciando los  datos objetivos y subjetivos, (iii) una valoración previa del contenido de la denuncia y de la  fiabilidad del denunciante, (iv) la relación de personas afectadas y (v) de ser necesario, la  proposición de medias de urgencia a corto plazo, entre ellas, medidas cautelares que permitan  minimizar el daño actual o inminente. 

1.3 EQUIPO INSTRUCTOR  

El equipo instructor está conformado por el Responsable del Sistema Interno o personas en quien  deleguen con las debidas garantías de confidencialidad y resto de principios de actuación  aplicables al Responsable del Sistema de Información, quienes se encargarán de la instrucción de  la denuncia.

En el transcurso de la instrucción, se podrá recurrir a otras áreas de SOGEMEDI para desarrollar  de forma efectiva la reclamación de pruebas y análisis que permita contrastar los hechos  denunciados. 

El Comité de Dirección o, en su caso, el Consejo de Administración podrá ser requerido en  cualquier momento por el equipo instructor para complementar, de forma coordinada, las  acciones de investigación llevadas a cabo por este último, siempre con la máxima confidencialidad  y discreción. 

Por último, en caso de encontrarse alguna incompatibilidad de un miembro del equipo instructor,  del Comité de Dirección o del Consejo de Administración con la investigación en curso, este  miembro deberá ser excluido de la investigación para prevenir posibles conflictos de interés. 

1.4 ACCIONES DE LA INSTRUCCIÓN  

El equipo instructor emprenderá, si lo considera necesario, acciones tendentes a profundizar en  los hechos y a recabar información adicional para tomar una correcta decisión. 

El proceso de investigación durará como máximo 3 meses desde el día en que el Responsable del  Sistema Interno recibió la denuncia. Transcurridos los 3 meses, los datos podrán seguir siendo  tratados para la investigación de los hechos denunciados y en su caso, por las autoridades  competentes o en procesos judiciales, pero no se conservarán en el propio sistema de  información de denuncias internas. 

El plazo, en los casos de especial complejidad será de seis meses en casos. IV.2 FASE DE RESOLUCIÓN  

Una vez recabadas las pruebas y analizadas las mismas por parte del equipo instructor, se cierra  la fase de instrucción y se procede a la toma de decisiones acerca de la comunicación analizada,  proponiendo al Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, las medidas que  se deberán adoptar. 

El Comité de Dirección o, en su caso, al Consejo de Administración, podrá adoptar las siguientes  medidas: 

Denuncia improcedente: En el supuesto en el que la instrucción de los hechos comunicados se  manifieste la ausencia de incumplimiento. El Responsable del Sistema Interno informará tanto al  denunciante como al denunciado de dicha decisión, junto con los motivos que sustentan la  decisión. 

Denuncia procedente: En el supuesto que se pruebe que los hechos denunciados son ciertos, se  deberán detallar las acciones que sustentan dicha conclusión. En este caso se propondrá la  aplicación del régimen sancionador previsto en el convenio colectivo, la legislación laboral y el  resto de las obligaciones civiles y mercantiles que pudieran resultar aplicables, sin perjuicio de las  responsabilidades penales que pudieran derivarse de la comisión de delitos. El Responsable del 

Sistema Interno deberá informar al denunciante y, muy particularmente, al denunciado a quien  deberá ofrecer la posibilidad de defensa. 

3 INFORME DE CONCLUSIONES  

El Responsable del Sistema Interno elaborará un informe de conclusiones reflejando el resultado  de toda la fase de instrucción cuyo contenido mínimo reflejará (i) los aspectos técnicos, (ii) los  antecedentes del expediente, (iii) el objeto y finalidad de la instrucción, (iv) las evidencias  obtenidas durante la fase de instrucción, (v) la conclusión o conclusiones de la fase de instrucción  y (vi) las medidas propuestas que, en su caso, deberá adoptar el Comité de Dirección o, en su  caso, el Consejo de Administración. 

V. CONFLICTO DE INTERESES  

La presentación de una denuncia que afecte directamente a personas que puedan participar  activamente en la gestión e investigación de la misma, serán excluidos de forma automática  durante todo el proceso de instrucción y análisis hasta su resolución, con el fin de evitar cualquier  tipo de conflicto de interés e incompatibilidad, y garantizar así la objetividad e independencia de  las actuaciones.

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Información básica sobre protección de datos

Le informamos de que sus datos serán tratados, conforme a lo previsto en la Ley de Protección de Datos y Reglamento UE 679/2016, y serán incluidos en un fichero cuyo responsable es SOGEMEDI Gestión de Activos S.L. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales y no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal.

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